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2010年7月 2日 (金)Excel知得(しっとく)テク 【その1】

おはようございます。本日の当番、プランナーのK.Mです。
今回は、知って得する「Excel(エクセル)豆知識」をお届けしたいと思います!


プランナーは他の業種に比べ、「手に職が無い」と言いますか、
専門的技術やテク(テクニック)を誇りにくい業種ではないでしょうか?

デザイナーやプログラマーがこのブログで具体的な技術やテクを
披露しているのを見て、少しうらやましく思っていました。


プランナーのお仕事では、表計算ソフト「Excel」に大変お世話になってます。
自社ソフトの「配置ツール」や「スクリプトツール」などを使う事も多いのですが、
何と言っても企画書、仕様書、各種リスト、パラメータ、進捗リストなどなど、
様々な開発工程で活躍するExcelを使っている時間が一番長いように思います。


で、今回はそのExcelの豆知識を披露させていただこうかと思います。
お届けしたい「知得テク」は、こちら!

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■クイックアクセスツールバー「Alt」ショートカット操作
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上記は、K.Mが膨大なデータを半泣きになりながらコツコツと作成(変換)作業
していた時に、教えて貰った事によって大幅効率化!周りの同僚にも教えたら、
皆、小躍りして喜んでくれたテクです。
(ん?もう知ってる?そんなの常識?…黙らっしゃい!)


紹介するテクは、Excel2007以降のバージョンに追加された
「クイックアクセスツールバー」を使用します。

このテクを使うと、何と!
ショートカット操作で「値の貼り付け」ができるのです!(ジャーン!)

マニアックですか?
自分の場合、「値の貼り付け」を効率的に行えた事がうれしかったのですが、
今回のテクはそれに限らず、自分のやりたい操作をほとんどどんな事でも
ショートカット操作できるようになる汎用性の高いテクです。

ではまず、「クイックアクセスツールバー」の説明を。

2010_0701_1

2010_0701_2

↑これが、「クイックアクセスツールバー」で、
「クイックアクセスツールバーのカスタマイズ」を行う事で、
(ほとんど)どんなコマンドでもボタンアイコンとして登録する事ができます。

ここまでは、Excel2007以降を使う人なら大抵利用している機能かと思います。


何と、


この登録コマンドを「Alt」+数字というシンプルな操作で呼び出せます。
この操作、自分の中では意外と盲点でした。

2010_0701_3

↑「Alt」キーを押すとコマンドに対応する数字が表示されます



数字入力は、テンキーの方を使うのではなく、キーボード左側の半角/全角キー
となりからの数字を使うと指の動き的にもなめらかに操作できるかと思います。
(特に1~3あたりが押しやすい)


この操作を使うとどれぐらい効率的かを以前半泣きになった件で言いますと、
あるパラメータリストを、新書式のリストに移し替えなければいけない事があり、
旧書式の特定箇所をコピーし、新フォーマットに「値の貼り付け」する作業を
膨大な量こなさなければいけませんでした。

ベソかきながらコツコツと下の「■これまでの操作」を行っていた時、
救いの手が差し延べられ、「■知得テク」を伝授していただきました。


■これまでの操作
 ①コピーしたいセルを選択した状態にする
 ②貼り付けしたいセルにカーソルを合わせる
 ③右クリックで出るメニューから「形式を選択して貼り付け」を選択
 ④「貼り付け」項目の「値」を選択
 ⑤「決定」項目を選択

 ※特に③~⑤までのマウスを使っての項目選択が面倒…


■知得テク
 【事前準備】「値の貼り付け」をクイックアクセスツールバーに登録

 ①コピーしたいセルを選択した状態にする
 ②貼り付けしたいセルにカーソルを合わせる
 ③「Alt」+「(登録した)数字」入力

 ※②でマウスを使って項目選択した後、③操作を瞬時に行える!



知得テクによって、時間の短縮はもちろん、操作がシンプルになった分、
ミスも減らす事ができました。


プランナーはデータやパラメータを扱うため、時には膨大な単調作業を
こなさなければいけない事があります。
今回披露したようなテク情報をシェアし合う事で効率化を図り、
よりクリエイティブな部分に注力できれば素晴らしいのではないでしょうか?


他にも披露したい知得テクがあるのですが、それはまたの機会に。
下のテクなんかをそのうち紹介したいと思います!

 ■知得テク 検索「ブック」「すべて検索」
 ■知得テク 貼り付け「行列を入れ替える」

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