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2011年10月20日 (木)文章の整理整頓

おはようございます。本日の当番、プランナーのR.Tです。

最近、「人に伝える為の文書」を作成する事が多々あって四苦八苦しています。

例えば仕様書のまとめなんですが、これが一番大変でした。
要望としては「企画を知らない人が見ても何がどうなったらいいのか理解
できる位の内容で」
という事でした。

基本的に仕様書をベースに、画像を差し込んだり、わかりやすく
丁寧に書いていくという形をとっていたのですが…。
結果色々書きすぎてすごくわかりにくくなってしまいました!
そこからレイアウトを直したり、必要以上に説明している箇所を省いたりと、
結構な作業量になってしまいました。

今回の場合の問題は、「補足補足…」と、丁寧に書いているつもりが、
どんどん文章が多くなり、読み取り難い内容となっていた事でした。
なので、極力補足は足さない事を念頭におきつつまとめる様にすると、
見やすくなり作業効率も良くなりました。


他にも議事録だったら、喋った内容を全て書いてしまったりすると、
すごい量になってしまいます。
この会議で何が決まったのか、決定事項などの要点がわかる形でまとめるの
が重要
です。不必要な会話まで議事録に残す必要は無いですよね。

ただ、自分が参加する企画のミーティングでは、沢山のアイディアや意見などが
出ます。それらを後々参考にする為に、会話の内容もある程度は議事録として
残しておいたりする事もあります。
状況や、議事録を見る対象によって、まとめ方を工夫する必要もあるという事
です。


その時々で、使用するソフトやフォーマットなど違いがありますが、どのような
場合でも、「短く、簡潔に」を心がける事が重要だと思います。
人が見る事を考えれば、長々と書かれた文章は読む気も失せてしまいますよね。
自分もつい長く書いてしまうクセがあるので、気をつけておこうと思います。



と、言いつつも余談ですが、学生時代からのクセでマイラインを使ったまとめ方
が一番はかどります。
文書の見出しに、太めのカラーバー(ライン)を置くというものなのですが、
特にフォーマットの無いものの場合、ほぼコレを使って書いています。
自分なりのまとめ方があると、早く、綺麗にまとめられるので、
色々と試してみるといいかもしれません。

※補足!
 マイラインは、造語です!
 このマイラインを確立した友達の名前と、my line という意味が含まれて
 いるのです!なんとなく
カッコイイ!
 
 …これは補足ではなく蛇足だったような気もしなくないですね…。

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