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2013年9月18日 (水)Excel知得(しっとく)テク 【その6前編】

おはようございます。本日の当番、プランナーのK.Mです。

早速ですが、今回のブログは知って得する「Excel(エクセル)豆知識」の
第六弾をお届けしたいと思います

と言っても、マクロやスクリプトを駆使する高度な技ではないので、
「知ってる~」って人も多いかも知れませんが、温かい目で見てくださいね

お届けしたい「豆知識」は、こちら

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■知得テク 「ブックの共有」
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今回のテクニックは学校内や社内のネットワークでExcelファイルを使う時に
すごく便利な機能です。
僕自身、初めてこの機能を使った時にはそのテクノロジーに驚き、
少し感動しました

ざっくり説明しますと、「ブックの共有」とは、
一つのExcelファイル=ブックを複数の人が同時に編集できる機能の事です。


 「同時に編集する機会なんかあんまりないんじゃない?」
 「編集終わるまで待てばいいんじゃない?」

…と思われるかもしれません。


確かに、Excelでレポートや仕様書を作る時に何人かで同時に…などという事は
あまりやりませんね。
活躍するのは、ずばりチェックリストやスケジュールリストを運用する時です。



ゲーム作りは複数人数で作業を分担して色々なパーツを組み立てていきます。

 ・作業が完了できたか?
 ・スケジュールどおりか?
 ・終わらせた作業のチェックバックコメントが返ってきてないか?
  (※チェックバック…上司がチェックして、出す修正指示)


作業に関わる人みんなが1つのリストを一日中開きっぱなしにして、
それぞれがこまめに更新していくのが常(つね)です。
「ブックの共有」があればこそ、できる技ですね。



■やり方は?

2013_0917_1

やり方は簡単。

 ①まず、チェックリストやスケジュールリストを作る。

 ②「校閲」というタブにある「ブックの共有」をポチッと押す。

 ③「ブックの共有」ウィンドウの
  「複数のユーザーによる同時編集と、ブックの結合を許可する(A)」
  と書かれたチェックボックスにチェックを入れる。

 ④「OK」する。

 ⑤「名前を付けて保存」ウィンドウが出るので保存する。


これだけです。



■共有していないファイルはどうなる?

2013_0917_2

共有していないファイルは、他の人が開いている時に開こうとすると
「使用中のファイル」というウィンドウが開き、

「XXX.xlsxは編集中のためロックされています。使用者はXXXです。」

と表示され、「読み取り専用」で開く事を促されてしまいます。

共有されていないファイルを誰か先に開かれてしまうと、そのファイルは
編集できないという
事ですね。



■恐怖の「コンフリクト」

同じファイルを複数人数で編集しているのだから、
気をつけなければいけない事があります。

ずばり「コンフリクト」です。




…………と、



ここまで説明しましたが、前置きが長すぎたのか長文になってしまいました…
まだ説明しなければいけない事がいくつかあります。



今回はここで切り上げ、次回へ持ち越しとさせてください。
次回は後編として以下のような項目の説明をさせていただきたいと思います。


 ■恐怖の「コンフリクト」
 ■「ブックの共有」時の機能制限
 ■「ロックする」ではなく「共有する」という生き様



それでは、次回をお楽しみに

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