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2013年12月 5日 (木)Excel知得(しっとく)テク 【その6後編】

おはようございます。本日の当番、プランナーのK.Mです。

早速ですが、今回のブログは前回の続きで
知って得するExcel(エクセル)豆知識の第六弾・後編をお届けします。


お届けしたい「豆知識」は、こちら
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■知得テク 「ブックの共有」
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まずは「おさらい」から。


■共有って何?

ひとつのExcelファイルを複数の人が同時に編集できる機能の事です。
「校閲」というタブにある「ブックの共有」ONにすると共有化できます。
(詳しくは前回ブログをご覧下さい。リンクはこちら


それでは、続きを始めさせて頂きます


■恐怖の「競合」

ファイルを複数人同時で編集しているのだから、気をつけなければ
いけない事があります。ずばり「競合」です。

競合とは、同じ箇所を複数人が編集して情報がぶつかり合った状態になることです。
Excelの場合、同じ箇所とは「セル(マス目)」の事ですね。


共有ファイルを開いている時、対戦ゲームの時のように他の人の動向が
リアルタイムで見えている訳ではありません。
ファイルを保存した時に他の人の編集結果が反映され、競合してしまった場合、
下画像のようなウィンドウが表示されます。

2013_1204_1

「競合の解決」ウィンドウでは、自分の更新を反映させるか、他の人の更新を
反映させるかを迫られます。
上が自分の変更、下が他の人の変更(上画像ではACCESSさん)となります。

基本的に競合してしまったら先に書き込んだ人の編集内容を尊重すべきです。
これは、Excelに関わる者の礼儀、人としての礼儀と言えるでしょう…。

2013_1204_2

↑保存時、他の人の変更があれば表示されるウィンドウ


「保存するまで分からないなんて…競合が怖くて共有使えねぇ」
…と思う方もいらっしゃるかも知れません。


しかし実際、共有化して使うファイルはスケジュールリストなどで、記入欄に
「担当者」が割り振られていて、書き込む場所が決まっていることが多いので、
競合してしまう事はあまり多くはないのではないでしょうか?


それでも競合が怖ければ、

 ・編集前に保存をする事
 ・編集終えたらすぐ保存する事


…が重要ですね。つまり…

まずは保存して書き込み予定地が誰の領地でも無いことを確認し、
大丈夫だったら自分の名前でも何でもいいから書き込んで保存することで
自分の領地にしてしまうという事が重要になります。



■「ロックする」ではなく「共有する」という生き様

前回のブログで、「共有」というテクノロジーに感動した!
…と言ってましたが、あながち大げさではありません。

ファイルを競合やバックデート(データの先祖返り)から守るために
権限を1人にだけ与える「ロックする」という頑な(かたくな)なスタンスに比べ、
あくまでウェルカムなスタンスを貫き、起こりうる問題点に柔軟に対応していく
「ブックの共有」という生き様にリスペクトの念を抱かずにはいられません。


…って、やっぱり少し大げさですね。


ちなみに社内では、「ブックの共有」機能を使ってゲームショウなどで貰ってきた
グッズを抽選する「LANあみだくじ」で利用したりもしています。



さて、今回のような知って得するテクニック以外に、
見やすい書類やリストを作るための知って得する技術(略して知得術)も
披露したいのですが、それはまたの機会に。

下のテクや術なんかをそのうち紹介したいと思います

 ■知得テク 「置換」テクニック
 ■知得テク 「印刷」時のテクニック
 ■知得術 「段組」術
 ■知得術 「セル色」術

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