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2014年6月13日 (金)Excel豆テク 応用編01

どもども。おはようございます。モーションデザイナーのY.Nです。

本日は他の方が取り上げる機会も多いツールExcelに関してちょっとした
応用テクニックをご紹介いたします。

今回は条件付き書式を取り上げます。

まずはこの表をご覧ください。
これは大阪市中央区の町名の表の一部です。

2014_0612_01_3

webページから情報を取得したものをExcelに貼り付けてみました。
一文字目の読み仮名ごとにセルが結合され、見やすくまとめられていますね。
人の目には優しい表だと思います。
しかし、データベースとしては死んでいます。
どういうことか、セルの結合を解いてみるとわかりやすいと思います。

2014_0612_02_2

結合が解けた後のセルが空白セルになり、データの入り方がまちまち
になっていますね。結合を解除した結果情報が欠けたわけではなく、
もともとそこには情報が入っていなかったのが結合解除であらわになったといえます。
セルの結合を使うと行方向、列方向ともこんな感じで情報が分断されることになります。
このままだとvlookupも使えないしオートフィルタもかけれられません。
Excelの機能を使えないので欲しいデータを表から抜き出すことが容易じゃない
ことがわかります。

最初に言った通り、この例はwebから引っ張ってきたものを使っていたので
人の目に優しいことが最優先なのは当然です。
ただ実際に何かを表にまとめる際は、Excelの機能を使うことで簡単に情報を
抽出できるようになっていることが重要になる場面も多くあります。
そうすると人の目には辛い情報過多の表示になってしまいがちでそれは嫌。
見た目も疎かにしたくない。

そんなときは条件付き書式を試してみてください。
たとえばこんな感じです。

2014_0612_03_2

条件付き書式を使えば、セル色を変えるほかに、文字サイズや文字色、罫線まで
操作することができます。
条件付き書式を取り払った元の表はこれ。

2014_0612_04_2

行、列ごとにちゃんと必要なデータが不足なく入っていることがわかります。
ただ、目にはこの重複がつらい。
何度も繰り返し主張してうるさい情報をおとなしくさせつつ、その意は汲んで
重要であることは示す方向でルールを設定してみましょう。

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条件付き書式の設定はここでできます。

2014_0612_06

このボタンを押して出てくるウィンドウの一番下の「ルールの管理」
選んでください。

2014_0612_09_2

次に新規ルールボタンを押しましょう。

2014_0612_07


で、「数式を利用して書式設定するセルを決定」を選びます。

2014_0612_08

ここで、ルールの内容を編集します。
ルール1
=A21=A20

ルールを設定したらこの条件に合致するセルに対して設定する書式を
決定します。書式右下、キャンセルボタンの上辺りにある書式ボタンを
押してください。
ここでは文字の色を薄くしてます。

書式
文字色をグレーに

全く同じ主張は繰り返させない→文字色を薄くする
って感じです。
下のセルの内容と同じだったら主張しなくていいいよ
ってことです。
-----------
ルール2
=$A21<>$A20

書式
文字を太字に

繰り返し主張することは認める→最初の文字だけ重要に取り扱う
って感じです。
ルール1である程度主張を認めているので無理に使わなくともいいかと
思います。
中間層の他にヒエラルキーを設けたい場合に使います。
今回はイニシャルの情報は町名より一段上にしたかったため強調しました。
太字を適用する列にだけ、このルールを適用しています。
-----------
ルール3
=A21<>A22

書式
罫線セルの下側を実線化

似たような主張から異なるものを選り分ける→罫線で区分する
という感じです。
条件設定の仕方は他とちょっと違うので一応画像載っけておきます。

2014_0612_05_3

-----------

条件付き書式の条件設定に関数を用いることで柔軟性がぐぐっと向上します。
皆さんも一度お試しください。












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