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2016年1月26日 (火)スケジュール立てよう!

おはようございます本日の当番、モーションデザイナーのI.Hです。

大寒波で各地非常に寒い状況ですが、大阪は寒いもののまだ雪は積もっておらずまだましですね。
寒さに弱い私としては、これ以上は勘弁してほしいところですが・・・。

さて今回はスケジュールに関する話をしたいと思います。
管理をする人間には避けて通れないものの一つが、スケジュールの管理ですが、これは仕事をする人間として個人でも必ず必要になることです。
皆さんなんとなく自分のスケジュールくらいは、管理できている!と思っている人も多いですが、本当にそうですか?
では、どういったことを元にスケジュールを決めていますか?
今までの経験からや、大体これくらいでやらないと、締め切りがここだから等、目標だけを頼りに決めていることはないでしょうか。
それでは、やはりスケジュールが守れなくて遅れてしまったり、途中で破たんしていることに気づくことがあったのではないかと思います。

偉そうに言っていますが、私自身スケジュールの遅れを出してしまい迷惑をかけたこともあります。
ただ現在私がスケジュールを決めるために、ある程度根拠をもって決めているので、その手段を書いてみたいと思います。
皆さんの一助となれば幸いです。

・大項目を書き出す
まずは、締め切りを元に大きな項目に分け、間に合わせるために大項目をどれくらいで消化する必要があるかを書き出しましょう。
もちろんこれは、その期間でざっくりとでも出来そうというものでないといけません。
ここは、ある程度経験則でも問題ないでしょう。

・大項目を出来る限り細分化する
次に上で挙げた大項目の中身を出来る限り細分化しましょう。
本当はどれだけやることがあるのかを自分自身が理解する、他者に説明する意味でも、この作業は非常に重要です。

・細分化した項目に工数を設定する
それぞれの項目に対して何人日かかるかを出していきましょう。
(人日=その作業を消化するのに1日フルに作業したとして、かかる日数)
それらを上で出した、細分化した項目すべてに設定してください。

上記でほぼ、目標としている作業にかかるコストが算出できるでしょう。
ただ項目が増えれば増えるほど、1項目での実際の差異が影響してきますので、ズレが発生してしまいます。
そこは、念頭に置いておいてください。

・個人の作業可能工数を算出する
上記の準備ができて、初めて自分の作業工数に落とし込んでいきます。
実際自分はどれだけ作業が出来るのか、それを人日に落とし込みましょう。
単純にいつからいつまで作業を行うかを考え、それが何日間にあたるのかを出してみましょう。
(1か月といっても30日じゃないですよ!土日祝等ありますよね。)

・全体の工数と自分の作業可能工数を比較する
細分化した人日と個人で作業可能な人日を比較しましょう。
その際自分の工数が、細分化した工数より大きければOK!
目標としている作業は現時点で達成可能な目途が立っているでしょう。
逆の場合はNGです。
やろうとしていることは、達成困難だということが、論理的にわかります。

ではその際にどうすればいいでしょう?
いくつか手段が考えられます。
 作業する人を増やす
 項目を削除して、工数を調整する・・・等

他にも、めっちゃ頑張る!というものもありますが、これはあまり論理的ではないですし、人間限界があります。(しかし、その意思は大事!)
また、簡単に人を増やすという選択肢はとれない事も良くあります。
そこで項目に関して調整をするわけですが、ここでも何かを基準に調整が必要です。

詳細項目に関して優先度を付けましょう。
絶対に必要なもの、最低限必要なもの、あればより良くなるもの、出来ればやりたいもの等、優先を決めていきます。
それらを元に、削除できるものを検討しましょう。
それが、作業可能工数に収まるようになれば、ほぼほぼスケジュールは出来ます。

まだまだ、考えていくことはあるのですが、スケジュールを立てるためには大まかに上記のような手順を踏むのをオススメします。

今回は、ここまでとしますが、このようにスケジュールを立てたとしてもズレが生じるのが常です。
その時にはまた、項目を見直しリスケジュールする必要があります。
もっと細分化する場合、今度は各位の時間割にしていくわけですが、そこも理論的には上記と同様です。

今までやってみたことのない人は、意外と面倒なことだなあと思うと思いますが、自分のためにも上記のような思考でスケジュールを立ててみてはどうでしょう?

ではでは。

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